Easy Banking Business: stroomlijn het financiële beheer van uw onderneming

Voor veel financiële afdelingen en kmo-bedrijfsleiders is het beheer van bankmandaten een terugkerende uitdaging. Nieuwe medewerkers stromen in, rollen veranderen of er ontstaan complexe groepsstructuren met meerdere juridische entiteiten. Zonder centrale regie ontstaat er vaak versnippering.

"Bij veel bedrijven ontbreekt een duidelijke, langetermijnstrategie voor hun mandaatbeheer. Zodra er meerdere entiteiten of wisselende teams bij betrokken zijn, raakt het overzicht over wie welke rechten heeft op welk kanaal snel vertroebeld. Dat gebrek aan zichtbaarheid vormt een operationeel knelpunt",
zo constateert Stijn Avau, Channel Manager Easy Banking Business.

KMO-bedrijfsleiders die worstelen met controleverlies, vinden in Easy Banking Business een oplossing. Door specifieke voorbereidende rechten digitaal te delegeren – zonder finale goedkeuring uit handen te geven – creëeren ze direct ademruimte en efficiëntie op de financiële afdeling. Dit bevordert productiviteit zonder risico.

Direct overzicht over de hele groepsstructuur

Voor Michiel Bloemen, CFO bij de adviesgroep United Experts, is een centraal en intuïtief dashboard onmisbaar om de dagelijkse werking van tientallen entiteiten op te volgen.

Michiel Bloemen verduidelijkt de gemakkelijke werking:

"Als ik bij andere bancaire platformen wil controleren wie welke rechten heeft voor een specifieke juridische entiteit, is dat niet eenvoudig. In Easy Banking Business zie ik in één enkel overzicht exact wie welke bevoegdheden heeft voor elke entiteit. Verandert er iets in het team? Dan zie ik direct wat de status is en stuur ik bij. Het platform biedt een opbouwende hiërarchie van rechten. Die loopt helder op van 'geen toegang' en 'enkel raadplegen' tot 'voorbereiden' en 'ondertekenen'. Dit stelt organisaties zoals de onze in staat om hun interne functiescheiding exact door te vertalen naar hun digitale bankomgeving. Een boekhouder zou zo bijvoorbeeld rekeningafschriften kunnen raadplegen en betalingen voorbereiden, maar heeft geen toegang tot kredietlijnen of de finale handtekening."

Wendbaarheid via de rol van contractbeheerder

Een van de grootste troeven van het platform is de selfservice functionaliteit via de rol van 'Contractbeheerder'. Daarmee kunnen aangeduide vertrouwenspersonen binnen de organisatie autonoom handelen zonder dat er voor elke wijziging een papierwinkel of banktussenkomst aan te pas komt.

"Het concept van de contractbeheerder is ontworpen om bedrijven volledige autonomie te geven over hun bankadministratie. In kleinere kmo's neemt de wettelijke vertegenwoordiger die rol vaak zelf op om direct digitaal te schakelen. In grotere organisaties kan die bevoegdheid worden gedelegeerd aan een interne beheerder, zodat de directie geen tijd verliest met administratieve detailwijzigingen. Die flexibiliteit levert in elke structuur een enorme tijdwinst op. Deze wendbaarheid bewijst haar nut in acute situaties. Verlaat een medewerker of aandeelhouder het bedrijf, dan kan de contractbeheerder alle digitale toegangscodes met één muisklik onmiddellijk intrekken. Omgekeerd kunnen nieuwe collega's snel worden toegevoegd — binnenkort zelfs nog eenvoudiger via itsme® — waarna ze meteen de gepaste rechten krijgen toegewezen."
Maxime Vastesaeger, Digital Product Owner EBB

Digitale autonomie hand in hand met menselijk advies

Het beheer via de selfservice module betekent niet dat de ondernemer er alleen voor staat. De digitale tools versterken juist de relatie met het bankkantoor en de vertrouwde relatiemanager.

"Easy Banking Business neemt het werk niet van ons over om het af te schuiven, maar geeft ons juist de sleutels om het direct zelf te regelen. Het fijne is dat dit naadloos naast het contact met mijn relatiemanager bestaat. Als ik digitaal een actie onderneem of een kredietdocument onderteken, is de relatiemanager daarvan op de hoogte, zonder dat ik administratieve vertraging oploop."
Michiel Bloemen, CFO bij United Experts

Voor complexe bedrijfsstructuren met tientallen dochterondernemingen staan gespecialiseerde adviseurs van de Business Centers klaar om samen met de klant een gestandaardiseerde 'mandaatstrategie' uit te werken. Zo wordt bij de overname of oprichting van een nieuwe entiteit meteen de juiste rechtenstructuur uitgerold.

De combinatie van autonomie en controle

Een doordachte inrichting van uw digitale bankomgeving combineert de snelheid van self-service met een waterdichte interne controle. Voor extra beveiliging bij gevoelige transacties kan het platform rekenen op het vier-ogenprincipe via multisign en mobiele goedkeuringen via Easy Banking Business Mobile. Zo blijft uw financieel team wendbaar en uw kapitaal optimaal beschermd.

Vijf gouden tips voor een doordacht volmachtenbeheer:

1. Bepaal een vaste mandaatstrategie: bepaal per functiecategorie (boekhouding, directie, lokaal management) een vast standaardprofiel voor digitale rechten.
   
   
2. Aanstellen van contractbeheerders: duid minstens twee contractbeheerders aan binnen uw organisatie om continuïteit bij afwezigheid te garanderen.
   
   
3. Pas functiescheiding strikt toe: geef medewerkers enkel de bevoegdheden die strikt noodzakelijk zijn voor hun functie (bijv. wel voorbereiden, niet ondertekenen).
   
   
4. Evalueer periodiek: maak er een gewoonte van om de rechtenmatrix in het dashboard periodiek te screenen en inactieve profielen meteen te schrappen.
   
   
5. Activeer een dubbele handtekening voor grote bedragen: stel de drempelbedragen zo in dat betalingen boven een bepaalde waarde verplicht door twee personen goedgekeurd moeten worden (multisign). Dit beschermt uw organisatie effectief tegen interne fouten en externe fraude.

Wilt u de rechten en volmachten van uw onderneming direct overzichtelijk structureren? Of zit u nog met vragen over Easy Banking Business of Easy Banking Business Mobile? Beheer uw instellingen in de module Administratie van Easy Banking Business via onderstaande link of contacteer uw relatiebeheerder.