Easy Banking Business : pilotez la gestion financière de votre entreprise

Pour de nombreux départements financiers et dirigeants de PME, la gestion des mandats bancaires constitue un défi récurrent. De nouveaux collaborateurs arrivent, les rôles évoluent et des structures de groupe complexes comprenant plusieurs entités juridiques voient le jour. Sans coordination centrale, il est souvent impossible de s’y retrouver.

« De nombreuses entreprises ne disposent pas d’une stratégie claire et à long terme pour la gestion de leurs mandats. Dès que plusieurs entités ou plusieurs équipes sont impliquées, il devient rapidement difficile de savoir qui dispose de quels droits, et sur quel canal. Ce manque de visibilité constitue un obstacle opérationnel majeur »,
constate Stijn Avau, Channel Manager chez Easy Banking Business. 

Pour les dirigeants de PME confrontés à une telle perte de contrôle, Easy Banking Business apporte une réponse concrète. En déléguant numériquement certains droits préparatoires – sans pour autant céder le pouvoir de décision finale –, leur département financier gagne rapidement en souplesse et en efficacité. Ce qui permet d’améliorer la productivité sans compromettre la sécurité.

Une vue d’ensemble sur toute la structure du groupe

Pour Michiel Bloemen, CFO du groupe de conseil United Experts, un tableau de bord centralisé et intuitif est indispensable pour suivre au quotidien les activités de dizaines d’entités.

Michiel Bloemen revient en détail sur la simplicité d’utilisation du module.

« Sur d’autres plateformes bancaires, il n’est pas simple de vérifier qui dispose de quels droits pour une entité juridique spécifique. Dans Easy Banking Business, j’ai une vue d’ensemble qui me permet de voir immédiatement qui dispose de quelles autorisations pour chaque entité. Si l’équipe évolue, je vois immédiatement ce qui change et je peux apporter les ajustements nécessaires. La plateforme propose une hiérarchie claire des droits. Celle-ci va de « aucun accès » et « consultation uniquement » à « préparation » et « signature ». Cela permet à des organisations comme la nôtre de transposer exactement leur séparation interne des fonctions dans leur environnement bancaire digital. Un comptable pourrait ainsi, par exemple, consulter les relevés de compte et préparer les paiements, sans avoir accès aux lignes de crédit ni être habilité à signer la validation de transactions. »

Flexibilité grâce au rôle de gestionnaire de contrats

L’un des principaux atouts de la plateforme est l’accès en libre-service à un ensemble de fonctionnalités pour un « gestionnaire de contrats ». Ce rôle permet à une personne de confiance désignée au sein de l’organisation d’agir de manière autonome, sans que chaque modification ne nécessite des formalités administratives ou l’intervention de la banque.

« Le concept de gestionnaire de contrats a été conçu pour offrir aux entreprises une autonomie totale sur leur administration bancaire. Dans les petites entreprises, c’est souvent le représentant légal qui endosse lui-même ce rôle pour effectuer directement des opérations numériques. Dans les grandes organisations, cette compétence peut être déléguée à un gestionnaire interne, afin que la direction ne perde pas de temps avec des modifications administratives mineures. Cette flexibilité permet un gain de temps considérable, quelle que soit la structure de l’entreprise, et s’avère particulièrement utile dans les situations d’urgence. Si un collaborateur ou un actionnaire quitte l’entreprise, le gestionnaire des contrats peut immédiatement révoquer tous les codes d’accès numériques d’un simple clic. À l’inverse, les nouveaux collègues peuvent être ajoutés rapidement - et bientôt de manière encore plus simple via itsme® - après quoi les droits appropriés leur sont immédiatement attribués. »
Maxime Vastesaeger, Digital Product Owner chez EBB

Autonomie numérique et conseil humain vont de pair

La gestion via le module en libre-service ne signifie pas que l’entrepreneur est livré à lui-même. Au contraire, les outils numériques renforcent la relation avec l’agence bancaire et le chargé de relation de confiance.

« EBB ne gère pas notre administration bancaire à notre place, mais nous donne au contraire les clés pour le gérer directement nous-mêmes. Ce qui est appréciable, c’est que cela s’intègre parfaitement dans la relation avec mon chargé de relation. Lorsque j’effectue une opération en ligne ou que je signe un document de crédit, il en est informé, sans que je doive attendre pour des raisons purement administratives. »
Michiel Bloemen, CFO chez United Experts

Pour les structures d’entreprise complexes comptant des dizaines de filiales, des conseillers spécialisés des Business Centers se tiennent à disposition pour élaborer, en collaboration avec le client, une stratégie de mandat standardisée. Ainsi, lors de la reprise ou de la création d’une nouvelle entité, la structure de droits appropriée est immédiatement mise en place.

L’alliance de l’autonomie et du contrôle

Une organisation bien pensée de votre environnement bancaire numérique allie la rapidité du libre-service à un contrôle interne sans faille. Pour une sécurité accrue lors de transactions sensibles, la plateforme s’appuie sur le principe du double contrôle via la signature multiple et les validations mobiles avec Easy Banking Business Mobile. Ainsi, votre équipe financière reste flexible et vos comptes sont protégés de manière optimale.

5 conseils avisés pour une gestion réfléchie des procurations

1. Définissez une stratégie de mandats claire : établissez, par catégorie de fonction (comptabilité, direction, management local), un profil standard fixe pour les droits d’accès.
   
   
2. Désignation de gestionnaires de contrats : désignez au moins 2 gestionnaires de contrats au sein de votre organisation afin de garantir la continuité en cas d’absence.
   
   
3. Appliquez strictement la séparation des fonctions : n’accordez aux collaborateurs que les autorisations strictement nécessaires à l’exercice de leur fonction (par exemple, préparer les documents, mais ne pas les signer).
   
   
4. Effectuez des évaluations périodiques : prenez l’habitude de vérifier régulièrement la matrice des droits dans le tableau de bord et de supprimer immédiatement les profils inactifs.
   
   
5. Activez la double signature pour les montants importants : définissez les seuils de manière à ce que les paiements dépassant une certaine valeur doivent obligatoirement être approuvés par 2 personnes (signature multiple). Cela protège efficacement votre organisation contre les erreurs internes et les fraudes externes.

Vous souhaitez structurer clairement et rapidement les droits d’accès et procurations de votre entreprise ? Ou vous avez encore des questions concernant Easy Banking Business ou Easy Banking Business Mobile ? Gérez vos paramètres dans le module « Administration » d’Easy Banking Business via le lien ci-dessous ou contactez votre chargé de relation.