Bescherm uw onderneming tegen factureringsfraude

Factureringsfraude: bescherm uw onderneming tegen vervalsing van facturen

Niet alleen particulieren worden het slachtoffer van valse facturen. Ook professionele transacties kunnen daar het doelwit van zijn. Factuurfraude wil zeggen dat oplichters de bankgegevens op een factuur vervalsen om het geld naar hun eigen rekening door te sluizen. Dat soort oplichterstechnieken kan desastreuze gevolgen hebben voor de financiële gezondheid van een onderneming. Om u daartegen te beschermen, moet u weten hoe criminelen te werk gaan.

Wat zijn de tactieken van factureringsfraude?

De oplichters proberen op alle mogelijke manieren de bankgegevens van de leverancier aan te passen. Enkele voorbeelden:

  • Ze onderscheppen de factuur voordat u ze ontvangt, wijzigen het rekeningnummer van de leverancier en bezorgen u de vervalste factuur
  • Ze stellen een valse factuur op op basis van vrij verkrijgbare informatie over uw zakenrelaties
  • Ze hacken de e-mailaccount van een leverancier en sturen u in zijn of haar naam een e-mail met de vraag om een ander rekeningnummer te gebruiken
  • Ze bellen een medewerker van uw financiële dienst of boekhouding, doen zich voor als een leverancier en vragen om het rekeningnummer in uw database aan te passen
  • Ze hacken een mailbox binnen uw onderneming om een interne mail te kunnen sturen naar de boekhouding, waarin ze de wijziging van de bankgegevens van een leverancier melden

Zo wapent u zich tegen valse facturen

  1. Controleer elk verzoek tot wijziging van bankgegevens: neem via een ander telefoonnummer of e-mailadres dan dat waarvan u het verzoek hebt ontvangen contact op met de leverancier in kwestie. U kunt de e-mail met het verzoek bijvoorbeeld forwarden in plaats van te replyen.
  2. Hanteer duidelijke, strikte betalingsprocedures en let erop dat ze correct worden toegepast.
  3. Hanteer duidelijke procedures om betalingsopdrachten en vragen naar gevoelige informatie te controleren, zeker wanneer deze per e-mail worden verstuurd.
  4. Informeer uw medewerkers en organiseer opleidingen, zodat ze oplichterstechnieken snel herkennen en er correct op kunnen reageren.
  5. Pas contracten aan, zodat u vóór de eerste factuur over de factuurgegevens van uw leveranciers beschikt.
  6. Vergelijk het rekeningnummer op de ontvangen factuur met de gegevens waarover u al beschikte.
  7. Let extra op met zogenaamd dringende betalingen die een afwijking van de normale procedures inhouden.
  8. Beschrijf nooit de betalingsprocedures in uw onderneming aan onbekenden.

Slachtoffer van oplichters?

Waarschuw onmiddellijk uw bank om te proberen het geld te laten blokkeren voor het verdwijnt. Wacht niet te lang. Hoe meer tijd er verstrijkt, hoe kleiner de kans dat u het gestolen geld kunt recupereren.

Mogelijk moet u nog andere formaliteiten vervullen om de autoriteiten in kennis te stellen (klacht neerleggen bij de politie, incident melden bij het Meldpunt enz.).

Factuurfraude is een groeiende bedreiging. Daarom moeten ondernemingen hun financiële veiligheid proactief benaderen. Oplichting voorkomen, herkennen en er snel op reageren is cruciaal om het risico te beperken en uw onderneming te beschermen. En om u te beschermen tegen de gevaren van phishing en onlinefraude kunt u onze tips en trucs bekijken. Klik daarvoor op de onderstaande link.

Bescherm uw onderneming tegen oplichters en phishing