Uw eigen onderneming lanceren? 3 essentiële administratieve stappen voordat u start

Wat is een ondernemingsnummer?

Als startende zelfstandige hebt u een ondernemingsnummer nodig: een uniek nummer van 10 cijfers. Zo weten uw klanten, leveranciers en de overheid wie u bent. Trouwens: bij elk contact met de overheid moet u uw ondernemingsnummer vermelden.

Uw ondernemingsnummer aanvragen

U kunt een aanvraag indienen bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Of maak het uzelf makkelijk: laat een erkend ondernemingsloket dat voor u doen. Er zijn meerdere erkende ondernemingslokketen zoals onze partner Partena Professional. Na uw aanvraag ontvangt u uw ondernemingsnummer. U betaalt in beide gevallen de wettelijke prijs van €109 (zonder btw) in augustus 2025.

Wat is een btw-nummer?

Als zelfstandige in hoofd- of bijberoep moet u een btw-nummer aanvragen. Al zijn er uitzonderingen: u vindt een overzicht op deze overheidswebsite.
 
Uw ondernemingsnummer en uw btw-nummer zijn bijna hetzelfde cijfer. Het enige verschil? Uw btw-nummer begint met ‘BE’. U bent verplicht dat nummer te vermelden op uw facturen.

Uw btw-nummer activeren

Hebt u uw ondernemingsnummer te pakken? Dan moet u ook een btw-nummer activeren. Pas daarna mag u starten met uw activiteiten. Bent u niet btw-plichtig? Dan hebt u geen btw-nummer nodig.

Uw btw-nummer aanvragen kan op 2 manieren:

• Dien zelf formulier 604A in: aanvraag tot btw-identificatie via een externe website.
• Schakel een erkend ondernemingsloket als Partena Professional in: zij klaren de klus voor u.

De activatie van uw btw-nummer via een erkend ondernemingsloket kost €77,50 (inclusief btw). Dat bedrag is volledig fiscaal aftrekbaar.

Uw btw-regeling kiezen

Helaas: de Belgische fiscaliteit is een kluwen van btw-stelsels. Gelukkig geeft uw ondernemingsloket graag advies. Vaak zelfs kosteloos. Hier vindt u alvast een overzicht van de btw-stelsels:

1. Standaardstelsel
   
   
2. Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemers
   Is uw jaaromzet minder dan €25.000 (exclusief btw) en kiest u voor dit stelsel? Dan hoeft u geen btw aan te rekenen. Ook de meeste btw-verplichtingen gelden dan niet.
   
   
3. Forfaitaire btw-aangifte (vast tarief)
   Dit is een stelsel voor specifieke beroepen, waarvoor u aan een aantal voorwaarden moet voldoen.
   
   
4. Landbouwstelsel
   Uitsluitend voor landbouwbedrijven die bepaalde voorwaarden vervullen.
   
   
5. Regeling van belastingheffing over de marge

 
Welke btw-verplichtingen hebt u?

Als ondernemer hebt u de volgende btw-verplichtingen:

• Btw-aangiften indienen
• Aan de fiscus btw betalen die u uw klanten hebt aangerekend
• Elk jaar een ‘btw-listing’ indienen: een lijst van al uw Belgische btw-plichtige klanten
• Een boekhouding voeren en btw-conforme facturen opstellen.

Klinkt ingewikkeld? Dat valt uiteindelijk reuze mee. Zeker als u een boekhoudprogramma gebruikt. Ook uw boekhouder kan u daarbij helpen.

Wat is een NACEBEL-code?

Europa heeft een NACE-lijst met alle economische activiteiten: de commerciële en de niet-commerciële.

NACE is een Frans letterwoord: 'Nomenclature générale des Activités économiques dans les Communautés Européennes‘. In het Nederlands: Algemene Nomenclatuur van de Economische Activiteiten in de Europese Gemeenschap.
Elke Europese lidstaat volgt die lijst. Ook België heeft een uitgebreide NACEBEL-lijst. Voor elke bedrijfsactiviteit is er een NACEBEL-code.
 
Ook bij uw bedrijfsactiviteiten horen een of meer NACEBEL-codes. Die moet u als zelfstandige selecteren als u een onderneming start.
 
En voegt u later een nieuwe activiteit toe aan uw bedrijf? Ook dan moet u daarvoor de juiste NACEBEL-codes doorgeven.

Zo kiest u de juiste NACEBEL-code voor uw onderneming

U beschrijft eerst uw activiteiten. Noteer wat uw onderneming precies doet of zal doen. Daarna raadpleegt u deze officiële lijst van NACEBEL-codes.
 
Zoek op die website de juiste code. U vindt de meest gepaste NACEBEL-code door zoektermen of trefwoorden te gebruiken die gelinkt zijn aan uw activiteiten.
 
Tot slot: check de omschrijving zeer zorgvuldig. Alleen zo bent u zeker dat ze overeenkomt met uw activiteiten.
 
Vindt u het lastig om de juiste codes te kiezen? Dat is perfect normaal. Schakel gerust de hulp in van een expert, bijvoorbeeld uw boekhouder of een sociaal verzekeringsfonds. Ook hiervoor kunt u bij onze partner Partena Professional terecht.
 
Hoe dan ook: de juiste NACEBEL-codes kiezen is belangrijk. Vanaf 28 maart 2025 kunt u nog maar 5 hoofdactiviteiten per bedrijfsonderdeel registreren. Neem dus de juiste beslissingen vanaf de start.

Waarom NACEBEL-codes essentieel zijn

NACEBEL-codes lijken onbelangrijk. En als starter hebt u wel andere dingen te doen. U hebt deels gelijk: NACEBEL-codes dienen enerzijds om simpelweg de economie op te delen in sectoren. Om statistieken en economische overzichten te maken.

Anderzijds hebben NACEBEL-codes wel degelijk hun belang. Zo kijkt de overheid naar de NACEBEL-codes als u een subsidie aanvraagt. Of u komt misschien in aanmerking voor bepaalde steunmaatregelen. Ook daar telt de NACEBEL-code. Niet de juiste codes aangevinkt? Dan grijpt u er mogelijk naast. En er is meer.

Komt uw activiteit niet overeen met de NACEBEL-codes in het KBO? Dan kunt u in de problemen geraken. Sommige codes brengen specifieke verplichtingen met zich mee. Zoals verzekeringen, beroepserkenning of vergunningen.
 
Advies of ondersteuning nodig? Onze partner Partena Professional kan u zeker helpen om:

• uw ondernemingsnummer aan te vragen
• uw btw-nummer te activeren
• de juiste NACEBEL-codes te kiezen