Wat zijn Corporate Virtual Cards en waarom ze gebruiken?

Hoe werken Corporate Virtual Cards?

Met Corporate Virtual Cards is het als onderneming eenvoudiger om uw online betalingen te beheren. Elke virtuele kaart is gekoppeld aan een specifieke account. U stelt zelf de uitgavenlimieten, vervaldatums en gebruiksregels in. Zo bewaakt u niet alleen nauwgezet de budgetten, maar vermijdt u ook onaangename verrassingen. Emmanuel Bairiot, Head of Cards bij BNP Paribas Fortis, benadrukt het belang van controle: "Met onze virtuele zakelijke kredietkaart behouden ondernemingen de controle over hun uitgaven, een cruciale voorwaarde voor een gezond financieel beheer. Het stelt hen in staat om hun financiële strategieën te optimaliseren en hun middelen effectiever in te zetten. Het grote voordeel is dat er tot op afdelings- of persoonsniveau maatwerk mogelijk is. Zo kan een IT-team bijvoorbeeld alle softwareaankopen zelf beheren, terwijl er binnen de marketingafdeling een virtuele betaalkaart toegewezen wordt per campagne, om zo de uitgaven per campagne eenvoudig op te volgen.”

Wat zijn de voordelen voor ondernemingen?

Ondernemingen die virtuele kaarten gebruiken, zijn vaak vol lof over de vele voordelen. Bairiot: “Gedaan met omslachtige onkostennota’s. Medewerkers doen hun aankopen zelf, in alle transparantie, wat de efficiëntie alleen maar ten goede komt. Afdelingen waarderen dan weer de autonomie die ze krijgen om sneller en flexibeler te reageren op hun behoeften. En het management kan de uitgaven per project of afdeling eenvoudig opvolgen , wat ervoor zorgt dat ze beter doordachte financiële beslissingen kunnen nemen. Dit inzicht helpt bij het optimaliseren van toekomstige budgetten. De keuze van een virtuele kredietkaart voor uw bedrijf is cruciaal voor het optimaliseren van uw financiële operaties."

“Onze virtuele kaarten zijn ontworpen om mee te groeien met uw onderneming. Of u nu een klein team of een grote organisatie bent, onze oplossing wordt aangepast aan uw specifieke behoeften.”

Flexibiliteit

Een ander belangrijk voordeel is de flexibiliteit die ze bieden. Zo maken ondernemingen eenvoudig extra kaarten aan als dat nodig is, bijvoorbeeld voor tijdelijke projecten of nieuwe teamleden. Bairiot legt uit: "Onze virtuele kaarten zijn ontworpen om mee te groeien met uw onderneming. Of u nu een klein team of een grote organisatie bent, onze oplossing wordt aangepast aan uw unieke behoeften  . Dat maakt het voor uw onderneming mogelijk om uw uitgavenbeheer aan te passen aan de groei en veranderende omstandigheden.”

Efficiëntie

De virtuele kaarten registreren automatisch elke betaling en leveren duidelijke rapporten. Veel aanbieders bieden daarnaast een app waarmee bedrijven hun uitgaven en transacties eenvoudig kunnen beheren en automatiseren. Dat maakt het onkostenbeheer aanzienlijk eenvoudiger. Wat ondernemingen niet alleen tijd bespaart maar ook middelen, die anders besteed zouden worden aan administratieve taken. Bairiot legt uit: “Met de Corporate Virtual Cards volgen IT-teams en marketingteams hun uitgaven nauwkeurig op, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over complexe onkostennota’s. Door deze automatisering stroomlijnen ondernemingen hun processen, wat leidt tot verhoogde productiviteit en minder kans op fouten.”

Duurzaamheid

Goed meegenomen: virtuele kaarten zijn duurzamer, want u hebt niet langer een fysieke plastic kaart nodig. U hoeft niet te wachten op de levering van de kaart, u bespaart de kost voor de kaart zelf en uw medewerkers hebben hun kaart altijd bij zich.

Zijn virtuele kredietkaarten veilig voor online aankopen en welke veiligheid bieden ze?

Een doorslaggevend aspect van de Corporate Virtual Cards is de veiligheid. Elke kaart heeft een uniek nummer en strikte gebruiksregels, met daarbij de tweestapsverificatie als standaard . Dat vermindert het risico op fraude en waarborgt veilig online betalen. Bairiot: "Veiligheid is een prioriteit voor ons. Daarom voldoen onze virtuele kaarten aan de hoogste normen. Dat biedt ondernemingen de gemoedsrust die ze nodig hebben in een almaar complexere digitale wereld. Met de toename van cyberdreigingen is het cruciaal om betalingssystemen te beschermen tegen mogelijke aanvallen."

Kunnen Corporate Virtual Cards geïntegreerd worden in bestaande systemen?

Virtuele kredietkaarten kunnen perfect geïntegreerd worden met bestaande financiële systemen. Dat betekent dat ondernemingen hun virtuele kaarten aansluiten op hun boekhoudsoftware – met een naadloze overdracht van gegevens tot gevolg. Bairiot benadrukt: "Deze integratie vermindert de kans op fouten en maakt het mogelijk om realtime rapportages te genereren. Daardoor hebt u als onderneming op elk moment een overzicht van de financiële situatie. Dat is vooral waardevol voor ondernemingen die meerdere afdelingen of locaties hebben. Omdat het daar essentieel is om een gecentraliseerd en accuraat beeld van de uitgaven te behouden.”

Uitgavenbeheer: meer grip op zakelijke kosten

Een goed uitgavenbeheer is onmisbaar voor elke onderneming die haar financiële gezondheid wil waarborgen. Maar hoe krijgt u als bedrijf meer grip op uw zakelijke kosten? Met een virtuele kaart biedt zich een uitstekende mogelijkheid. Door uw uitgaven direct te verwerken en te limiteren, behoudt u altijd het overzicht over de financiële stromen binnen uw organisatie.

Virtuele kaarten maken het eenvoudig om betalingen te doen en uitgaven te volgen, zodat u snel kan inspelen op veranderende behoeften. Bovendien worden terugkerende betalingen, zoals abonnementen of vaste diensten, automatisch verwerkt. Dat bespaart tijd en vermindert de kans op fouten, waardoor het beheer van zakelijke uitgaven op een efficiënte manier wordt georganiseerd.

Toepassingen: waar en hoe gebruikt u virtuele kaarten?

Virtuele kaarten voor uw onderneming –hoe maakt u er optimaal gebruik van?   U kan ze inzetten voor tal van doeleinden, afhankelijk van wat uw onderneming precies nodig heeft. Denkt u aan online aankopen? Dan zijn virtuele kaarten perfect geschikt. Een reis boeken voor uw medewerkers? Ook daarvoor kan u ze gebruiken. En wat met de betaling van diensten of abonnementen? Virtuele kaarten maken dat allemaal mogelijk. Geen  gedoe meer met handmatige overschrijvingen. En de uitgaven van uw medewerkers dan ? Of u nu te maken hebt met zakenreizen of gewone onkosten, virtuele kaarten bieden u de controle die u zoekt. Waarom zijn ze zo populair geworden? Dankzij de hoge mate van veiligheid en het gemak waarmee betalingen worden verwerkt, bieden virtuele kaarten een efficiënte manier om uw zakelijke financiën te beheren. Het resultaat: ze helpen u om uitgaven te controleren en te stroomlijnen, ongeacht de sector waarin u actief bent of de omvang van uw bedrijf.

Welke innovaties komen er nog?

De toekomst van Corporate Virtual Cards ziet er veelbelovend uit. Zo zijn er volgens Bairiot verschillende interessante ontwikkelingen op komst: “In 2026 staat de integratie met Apple Pay op de planning. Ondernemingen zullen daardoor hun virtuele kaarten nog gemakkelijker kunnen gebruiken voor dagelijkse in-store-aankopen en online betalingen. Er komt ook een integratie met Google Pay. Die zal een bredere toegankelijkheid en meer gebruiksgemak bieden voor medewerkers. Daarnaast is er een nieuwe functionaliteit in de maak waarmee ondernemingen onkostennota’s zullen kunnen beheren. Deze functie maakt het voor ondernemingen mogelijk om vooraf in te stellen welke uitgaven wel en welke niet zijn toegestaan. Dat versterkt de controle over de professionele uitgaven nog verder.”

Hoe vraagt u uw zakelijke kredietkaart aan?

De voordelen van Corporate Virtual Cards zijn duidelijk:

• efficiënter financieel beheer
• meer controle over uitgaven
• verbeterde veiligheid
• ongeëvenaarde flexibiliteit

Let bij de keuze van een aanbieder van virtuele kaarten op de kwaliteit en beschikbaarheid van de klantenservice. Een goede ondersteuning via telefoon of e-mail is noodzakelijk om u snel en adequaat te helpen bij eventuele vragen of problemen.

Het is daarnaast essentieel om de kostenstructuur van de aanbieder te evalueren, inclusief eventuele jaarlijkse kosten, transactiekosten en kosten voor buitenlandse transacties. Zo krijgt u een volledig beeld van de prijsopbouw.

De integratie van virtuele kredietkaarten is een slimme keuze voor ondernemingen die hun online betalingen willen optimaliseren en zich willen voorbereiden op de toekomst.

U wil uw virtuele kredietkaart aanvragen? Contacteer uw Cash Management Advisor en ontdek hoe onze oplossingen uw onderneming vooruithelpen. Hou er rekening mee dat het bij de aanvraag van een Corporate Virtual Card noodzakelijk is om bepaalde informatie te verstrekken, zoals bedrijfsgegevens en identificatie van de aanvrager. Na goedkeuring van uw aanvraag kan de corporate virtual card binnen enkele dagen worden uitgegeven.

*Onder voorbehoud van aanvaarding van uw aanvraag

Meer weten