Corporate Virtual Cards : qu’est-ce que c’est, et pourquoi les utiliser ?

Comment fonctionnent les Corporate Virtual Cards ?

Avec les Corporate Virtual Cards, votre entreprise peut gérer plus facilement ses paiements en ligne. Chaque carte virtuelle est liée à un compte spécifique, pour lequel vous définissez les plafonds, les dates d’échéance et les règles d’utilisation. Vous gardez ainsi un œil sur vos budgets et évitez les mauvaises surprises. Emmanuel Bairiot, Head of Cards (Corporate Banking) chez BNP Paribas Fortis, explique toute l’importance de ce contrôle : « Grâce à notre carte de crédit professionnelle virtuelle, les entreprises gardent le contrôle de leurs dépenses, ce qui est crucial cruciale pour une gestion financière saine. Elle leur permet d’optimiser leurs stratégies financières et d’utiliser leurs ressources plus efficacement. Le principal avantage : les cartes permettent la personnalisation des dépenses jusqu’au niveau des départements ou des collaborateurs individuels. Une équipe informatique peut par exemple gérer elle-même tous les achats de logiciels. Et une carte de paiement virtuelle peut aussi être attribuée par campagne au sein du département marketing, ce qui permet de suivre facilement les dépenses par campagne. »

Quels sont les avantages pour les entreprises ?

Les entreprises qui utilisent des cartes virtuelles sont souvent convaincues par leurs avantages. Emmanuel Bairiot : « les notes de frais fastidieuses, c’est fini ! Les collaborateurs effectuent eux-mêmes leurs achats, en toute transparence, ce qui ne fait qu’améliorer l’efficacité. Les services apprécient quant à eux l’autonomie dont ils bénéficient pour réagir plus rapidement et de manière plus flexible à leurs besoins. Et la direction peut facilement suivre les dépenses par projet ou département, ce qui lui permet de prendre des décisions financières plus éclairées. Cela l’aide à optimiser les futurs budgets. Le choix d’une carte de crédit virtuelle pour votre entreprise est crucial pour optimiser vos opérations financières. »

« Nos cartes virtuelles sont conçues pour évoluer avec votre entreprise. Que vous soyez une petite équipe ou une grande organisation, notre solution s’adapte à vos besoins spécifiques. »

Flexibilité

Un autre avantage important de ces cartes ? Leur flexibilité. Les entreprises peuvent facilement créer des cartes supplémentaires, par exemple pour gérer des projets temporaires ou lorsque de nouveaux membres rejoignent l’équipe. Emmanuel Bairiot : « Nos cartes virtuelles sont conçues pour évoluer avec votre entreprise. Que vous soyez une petite équipe ou une grande organisation, notre solution s’adapte à vos besoins spécifiques. Cela permet à votre entreprise d’adapter sa gestion des dépenses à la croissance et à l’évolution des circonstances. »

Efficacité

Les cartes virtuelles enregistrent automatiquement chaque paiement et génèrent des rapports clairs. De nombreux fournisseurs proposent aussi une app qui permet aux entreprises de gérer et d’automatiser facilement leurs dépenses et transactions. Cela simplifie nettement la gestion des dépenses. Les entreprises gagnent non seulement du temps, mais réduisent aussi les ressources consacrées à des tâches administratives. « Grâce aux Corporate Virtual Cards, les équipes informatiques et marketing suivent précisément leurs dépenses, sans avoir à s’inquiéter de notes de frais complexes », explique Emmanuel Bairiot. « Grâce à cette automatisation, les entreprises rationalisent leurs processus, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et une réduction du risque d’erreurs. »

Durabilité

Bon à savoir : les cartes virtuelles sont plus durables, car vous n’avez plus besoin d’une carte physique en plastique. Vous ne devez pas attendre la livraison de la carte, vous économisez le coût de la carte elle-même et vos collaborateurs ont toujours leur carte à disposition.

Les cartes de crédit virtuelles sont-elles sûres pour les achats en ligne, et quelle sécurité offrent-elles ?

Un autre aspect important des Corporate Virtual Cards est la sécurisation. Chaque carte a un numéro unique et des règles d’utilisation strictes, avec l’authentification à deux facteurs active par défaut. Cela réduit le risque de fraude et garantit la sécurité des paiements en ligne. Emmanuel Bairiot : « La sécurité est une priorité pour nous, c’est pourquoi nos cartes virtuelles répondent aux normes les plus strictes. Cela offre aux entreprises la tranquillité d’esprit dont elles ont besoin dans un monde numérique de plus en plus complexe. Avec la montée des cybermenaces, il est essentiel de protéger les systèmes de paiement contre les attaques éventuelles. »

Les Corporate Virtual Cards peuvent-elles être intégrées dans des systèmes existants ?

Les cartes de crédit virtuelles s’intègrent parfaitement aux systèmes financiers existants. Autrement dit, chaque carte virtuelle peut être connectée au logiciel comptable de l’entreprise, pour un transfert simple des données. Bairiot souligne : « Cette intégration réduit le risque d’erreurs et permet de générer des rapports en temps réel. En tant qu’entreprise, vous disposez ainsi à tout moment d’un aperçu de la situation financière. C’est particulièrement utile pour les entreprises qui ont plusieurs départements ou sites, car il est d’autant plus essentiel de conserver une vue d’ensemble centralisée et précise des dépenses. »

Gestion des dépenses : plus de maîtrise des charges professionnelles

Une bonne gestion des dépenses est indispensable pour toute entreprise qui souhaite garantir sa santé financière. Mais comment, en tant qu’entreprise, pouvez-vous mieux maîtriser vos charges professionnelles ? Une carte virtuelle est une excellente option. En traitant et limitant directement vos dépenses, vous gardez toujours un aperçu des flux financiers au sein de votre organisation.

Les cartes virtuelles facilitent les paiements et le suivi des dépenses, ce qui vous permet de réagir rapidement à l’évolution des besoins. De plus, les paiements récurrents, tels que les abonnements ou les services fixes, sont traités automatiquement. Cela permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs, ce qui permet d’organiser efficacement la gestion des dépenses professionnelles.

Applications : où et comment utiliser les cartes virtuelles ?

Comment profiter au maximum des cartes virtuelles pour votre entreprise ? Vous pouvez les utiliser à de nombreuses fins, en fonction des besoins précis de votre entreprise. Vous effectuez des achats en ligne ? Les cartes virtuelles y sont parfaitement adaptées. Réserver un voyage pour vos collaborateurs ? C’est aussi possible via une carte de crédit virtuelle. Et qu’en est-il du paiement des services ou des abonnements ? Ils s’effectuent tout aussi facilement via des cartes virtuelles. Plus besoin de vous soucier des virements manuels. Et les dépenses de vos collaborateurs ? Déplacements professionnels, dépenses ordinaires… les cartes virtuelles vous garantissent le contrôle que vous recherchez. Pourquoi sont-elles devenues si populaires ? Grâce à leur haut niveau de sécurité et à la facilité de traitement des paiements, les cartes virtuelles sont un moyen efficace de gérer les finances de votre entreprise. Avec pour résultat qu’elles vous aident à contrôler et à rationaliser les dépenses, quel que soit votre secteur d’activité ou la taille de votre entreprise.

Quelles seront les prochaines innovations ?

Les Corporate Virtual Cards ont un avenir prometteur. Selon Emmanuel Bairiot, plusieurs développements intéressants sont en cours : « L’intégration avec Apple Pay est prévue en 2026. Les entreprises pourront dès lors utiliser leurs cartes virtuelles encore plus facilement pour leurs achats et leurs paiements habituels en magasin. Une intégration avec Google Pay est également prévue. Celle-ci offrira une meilleure accessibilité et une facilité d’utilisation accrue pour les collaborateurs. Enfin, une nouvelle fonctionnalité de gestion des notes de frais est en cours d’élaboration. Cette fonction permet aux entreprises de définir à l’avance les dépenses autorisées et celles qui ne le sont pas. Cela renforcera encore le contrôle des dépenses professionnelles. »

Comment demander votre carte de crédit professionnelle ?

Les avantages des Corporate Virtual Cards sont évidents :

• Une gestion financière performante
• Plus de contrôle sur les dépenses
• Une meilleure sécurité
• Une flexibilité inégalée

Lors du choix d’un fournisseur de cartes virtuelles, tenez compte de la qualité et de la disponibilité du service client. Une bonne assistance par téléphone ou par e-mail fera la différence pour vous aider efficacement et rapidement en cas de questions ou de problèmes.

Il est aussi essentiel d’évaluer la structure des charges du fournisseur, y compris les charges annuelles éventuelles, les frais de transaction et les charges liées aux transactions étrangères. Vous obtenez ainsi une vue d’ensemble complète de la structure des prix.

L’intégration des cartes de crédit virtuelles est la bonne décision pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs paiements en ligne et préparer leur futur.

Vous souhaitez demander votre carte de crédit virtuelle ? Contactez votre Cash Management Advisor et découvrez comment nos solutions peuvent faire avancer votre entreprise. Tenez compte du fait que, lors de la demande d’une Corporate Virtual Card, vous devrez fournir certaines informations, comme les données de l’entreprise et l’identification du demandeur. Après approbation de votre demande, la Corporate Virtual Card peut être émise en quelques jours.

* Sous réserve d’acceptation de votre demande

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