Bescherming van persoonsgegevens van sollicitanten

1. Welke persoonsgegevens verzamelen en gebruiken we over u?

2. Voor wie is deze verklaring relevant en van wie verzamelen we persoonsgegevens?

3. Waarom en op welke grond gebruiken we uw persoonsgegevens?

4. Met wie wisselen we uw persoonsgegevens uit?

5. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

6. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

7. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze laten gelden?

8. Hoe blijft u op de hoogte van wijzigingen aan de gegevensbeschermingsverklaring?

9. Hoe neemt u contact met ons op?

10. Lokale privacyverklaringen en contactpersonen 

De bescherming van uw persoonsgegevens is belangrijk voor de groep BNP Paribas, die in dat opzicht sterke principes heeft aangenomen voor de hele Groep in haar Groepsprivacybeleid dat beschikbaar is op de institutionele site van BNP Paribas.

Deze Gegevensbeschermingsverklaring   verschaft u transparante en gedetailleerde informatie over de bescherming van uw persoonsgegevens die door BNP Paribas SA en/of haar dochterondernemingen als een rekruteerder (‘wij’) worden verwerkt in het kader van onze sollicitatie- en wervingsprocedures.

Deze Gegevensbeschermingsverklaring is van toepassing op alle kandidaten die direct of indirect hebben gesolliciteerd naar een vacature via de BWELCOME website (vast, contract voor bepaalde tijd, stage, internationaal vrijwilligersprogramma, zomerbaan, leerlingschap, afstudeerprogramma, vakantie-/zomerbaan) van de groep BNP PARIBAS (‘u’).

Als verwerkingsverantwoordelijke zijn we verantwoordelijk voor de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens in verband met onze activiteiten, volgens de toepasselijke regelgeving.

In deze Gegevensbeschermingsverklaring  leest u welke persoonsgegevens we over u verzamelen, waarom we deze gegevens gebruiken en delen, hoe lang we ze bewaren, wat uw rechten zijn en hoe u deze kunt uitoefenen.

Deze Gegevensbeschermingsverklaring kan waar nodig worden aangevuld met andere lokale verklaringen om bepaalde verwerkingsprocessen te specificeren of om te voldoen aan de lokale wetgeving in het land waar u woont en/of solliciteert.

Aan het einde van de Privacykennisgeving voor sollicitanten van BNP Paribas (dit document) vindt u alle informatie en verwijzingen naar eventuele privacykennisgevingen van landen en ook lokale contactpersonen voor gegevensbescherming om uw privacyrechten uit te oefenen. (LOKALE PRIVACYVERKLARINGEN EN CONTACTPERSONEN).

1. Welke persoonsgegevens verzamelen en gebruiken we over u?

We verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens (d.w.z. alle informatie die u identificeert of waarmee u kunt worden geïdentificeerd) rechtstreeks van u wanneer u solliciteert naar een vacature bij de groep BNP Paribas of van derden zoals wervingsbureaus, vacaturesites of sociale netwerken, voor zover dit noodzakelijk is voor de doeleinden die worden beschreven in paragraaf 3.

Naargelang de aard van onze beoogde arbeidsrelatie, de beoogde functie en het stadium van de werving, verwerken we verschillende soorten persoonsgegevens, waaronder:

• identificatie en persoonlijke informatie over u (bijv.: volledige naam, CID, identiteits- en paspoortgegevens, nationaliteit, geboorteplaats en -datum, geslacht, gezinssituatie (bijv. burgerlijke staat, afhankelijke personen en geboortedatum), foto, video);
• persoonlijke en professionele contactgegevens (bijv.: post- en e-mailadres, telefoonnummer, contactgegevens in noodgevallen);
• rijksregisternummer;
• informatie over uw opleiding en carrièrepad (bijv.: opleiding, CV's, beroepskwalificaties, begeleidende brief, gesprek;
• informatie die u verstrekt ter ondersteuning van uw sollicitatie: (bijv.: declaratieve gegevens, antwoorden op vragenlijsten, tevredenheidsonderzoek, interviews, CATS, ...);
• informatie uit uw antwoorden op de verschillende tools die in het wervingsproces worden gebruikt (bijv.: persoonlijkheidstests of vragenlijsten enz.)
• tewerkstellingsinformatie en gegevens met betrekking tot vorige werkervaring;
• economische en financiële informatie: (: salarisverwachtingen, andere informatie die nodig is voor het beheer van de salarisadministratie en, naargelang de situatie, gegevens over bankrekeningen, belastingen, pensioenen en voordelen;)
• informatie over uw werkvergunning (bijv.: verblijfs- en immigratiestatus);
• opname van gegevensbeeld en geluid (bijv. CCTV-camerabewaking (Closed Circuit TeleVision), professionele video's en foto's, telefoon- en videogesprekken, gesprekken en elektronische communicatie);
• gegevens van sociale netwerken wanneer deze openbaar zijn en toegestaan door de algemene voorwaarden van sociale netwerken.

We mogen de volgende gevoelige gegevens alleen verzamelen en gebruiken wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u toestemming hebt gegeven:

• biometrische en genetische gegevens (bijv.: vingerafdruk, stempatroon en gezichtspatroon die kunnen worden gebruikt voor identificatie- en beveiligingsdoeleinden);
• gezondheidsgegevens in verband met aanpassingsbehoeften op de werkplek;
• informatie over strafrechtelijke veroordelingen en gegevens over strafbare feiten (bijv.: voor onderzoek of achtergrondcontroles).

We verzamelen of verwerken geen persoonsgegevens met betrekking tot uw etnische afkomst, politieke overtuigingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of gegevens over uw seksuele geaardheid, tenzij dit wettelijk vereist is of door u openbaar wordt gemaakt en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn bedoeld.

2. Voor wie is deze verklaring relevant en van wie verzamelen we persoonsgegevens?

Deze verklaring is gericht aan alle kandidaten zoals hierboven gedefinieerd en aan uw referenties (vroegere werkgever, professor enz.) van wie u ons de contactgegevens hebt verstrekt.

Soms verzamelen we ook aanvullende gegevens van andere derden, bijvoorbeeld:

• Andere entiteiten van de groep BNP Paribas;
• Wervingsbureaus;
• Scholen en overheden;
• Aanbieders van achtergrondcontroles;
• Voormalige werkgevers;
• Sociale media en andere openbare bronnen.

Wanneer u ons persoonsgegevens over deze derden verstrekt, zoals in de bovenstaande voorbeelden, vergeet dan niet om hen te informeren dat wij hun persoonsgegevens verwerken en hen te verwijzen naar deze Gegevensbeschermingsverklaring.

3. Waarom en op welke grond gebruiken we uw persoonsgegevens?

a. Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen

Als financiële instelling en als rekruteerder gebruiken we uw persoonsgegevens om te voldoen aan verschillende wettelijke verplichtingen:

• Om de elementen die nodig zijn voor identiteitscontrole te verifiëren en identiteitscontroles uit te voeren;
• Om achtergrondcontroles uit te voeren op kandidaten;
• Om een systeem voor het afhandelen van professionele waarschuwingen te implementeren;
• Om te voldoen aan regelgeving met betrekking tot sancties en embargo's;
• Misbruik van de markt voorkomen door transacties, telefoongesprekken (inclusief VoIP en videoconferenties), elektronische communicatie (zoals e-mails, instant messaging (chat), SMS ...) te controleren en op te nemen om diegene te identificeren die afwijken van de normale activiteiten en gewoonten, zoals het handelen in persoonlijke rekeningen;
• Zorgen voor transparantie van transacties op de financiële markten door waar nodig transacties, telefoongesprekken (inclusief VoIP en videoconferenties), elektronische communicatie (zoals e-mails, instant messaging (chat), SMS ...) te bewaken en op te nemen;
• Om verschillende inlichtingen uit te wisselen en te rapporteren of om te antwoorden op officiële verzoeken van naar behoren gemachtigde lokale of buitenlandse financiële, fiscale, administratieve, strafrechtelijke of gerechtelijke autoriteiten, arbiters of bemiddelaars, rechtshandhavingsinstanties, staatsagentschappen of overheidsorganen;
• Om de beveiliging te handhaven, bijv. om de netwerk- en informatiebeveiliging te waarborgen, inclusief de bescherming van de groep BNP Paribas tegen kwaadwillige en onbedoelde inbreuken op de gegevensbeveiliging.

b. Om op uw verzoek te reageren alvorens een mogelijk contract met u aan te gaan

We gebruiken uw persoonsgegevens voor het wervingsproces om een mogelijke arbeidsovereenkomst met u aan te gaan en uit te voeren, waaronder:

• Het selecteren en analyseren van sollicitaties en professionele vaardigheden (voorselectie van sollicitaties, ...);
• Om uw bekwaamheden, vaardigheden, professionele vaardigheden en interesse voor de beoogde baan te beoordelen en te verifiëren (persoonlijke gesprekken of gesprekken op afstand voeren; tests en evaluaties afnemen);
• Om met u te communiceren over het huidige wervingsproces en uw sollicitatie;
• Om tijdens de wervingsfase verzamelde gegevens te gebruiken voor personeelsbeheerdoeleinden voor geselecteerde kandidaten.

c. Om ons rechtmatig belang te dienen

We verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens ook wanneer we een legitieme reden hebben:

• om u tewerkstellingskansen aan te bieden die verband houden met uw carrière en vaardigheden;
• om u te informeren over acties of evenementen van belang (zoals forums of beurzen, conferenties of thematische bijeenkomsten);
• om een CV-bank op te zetten teneinde kandidaatprofielen te onderzoeken en te identificeren;
• om de aanwerving en mobiliteit te beheren door de uitvoering van persoonlijkheidstests, persoonlijkheid, persoonlijkheidsmatching, vergelijking van uw testresultaat met het standaardtestresultaat;
• om ons platform voor sollicitaties te beheren;
• om professionele referenties te controleren;
• om achtergrondcontroles uit te voeren wanneer dit niet wettelijk verplicht is;
• om een systeem voor het afhandelen van professionele waarschuwingen te implementeren;
• om vragen en onderzoeken te beheren;
• om toegang te krijgen tot informatie uit uw socialenetwerkprofiel (wanneer het openbaar is en dit is toegestaan door de algemene voorwaarden van het sociale netwerk);
• om geaggregeerde statistieken, tests en modellen op te stellen (bijv. implementatie van chatbots), om onze processen te verbeteren;
• om gegevensanalysestudies uit te voeren om onze wervingsprocedures te evalueren, beter te begrijpen en op te volgen;
• om de fysieke beveiliging van onze gebouwen te waarborgen, in het bijzonder videobeveiliging, en om de toegang tot gebouwen te beheren;
• om fraude, omkoping en het witwassen van geld en de financiering van terrorisme te voorkomen, op te sporen en te beheren wanneer dit niet door de toepasselijke wetgeving wordt vereist;
• om te voldoen aan regelgeving met betrekking tot sancties en embargo's wanneer dit niet vereist wordt door de toepasselijke wetgeving;
• Toezien op de naleving van onze interne beleidsregels en procedures, inclusief maar niet beperkt tot onze gedragscode. Dit kan het monitoren en opnemen van telefoongesprekken en spraakcommunicatie (inclusief VoIP en videoconferenties), e-mails en instant messaging (chat) communicatie omvatten wanneer u contact hebt met onze werknemers, onderhevig aan specifieke wettelijke en regelgevende verplichtingen;
• om onze verdediging van rechtsvorderingen en geschillen te beheren.

In elk geval blijven onze legitieme belangen proportioneel en controleren we aan de hand van een afweging of uw belangen en fundamentele rechten worden beschermd. Als u meer informatie wenst over een dergelijke afweging, neem dan contact met ons op via de contactgegevens in paragraaf 9 'Hoe neemt u contact met ons op' hieronder.

d. Uw keuze respecteren als we uw toestemming hebben gevraagd voor een specifieke verwerking

Voor bepaalde verwerkingsprocessen van persoonsgegevens verstrekken we u aanvullende informatie en vragen u om toestemming te geven voor deze verwerking (merk op dat u uw toestemming te allen tijde kunt intrekken), met name:

• wanneer bovenstaande doeleinden leiden tot geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen met zich meebrengt of een aanzienlijke impact op u heeft. In dat geval zullen we u afzonderlijk in kennis stellen over de logica daarachter, evenals over het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking.
• Indien we een verdere verwerking moeten uitvoeren voor andere dan de hierboven genoemde doeleinden, brengen we u daarvan op de hoogte en vragen we u, indien nodig, om toestemming.

4. Met wie wisselen we uw persoonsgegevens uit?

a. Informatie delen binnen de groep BNP Paribas

Om de hierboven uiteengezette doeleinden te vervullen, kunnen wij uw persoonsgegevens delen met de volgende categorie ontvangers:

• operationele wervingsteams, waaronder HR-mensen en wervingsmanagers;
• ondersteuningsteams voor wervingstools, inclusief systeembeheerteams.

Daar waar een gedeeld platform binnen hetzelfde grondgebied bestaat, zullen rekruteringsgegevens gedeeld worden met de verschillende entiteiten indien de kandidaat solliciteert voor verschillende vacatures en dit binnen de grenzen van de geldigheid van deze gegevens (redelijke termijn tussen de verschillende sollicitaties).

Indien van toepassing, om te profiteren van andere vacatures, is uw toestemming vereist voor het delen van aanvullende gegevens met andere entiteiten van BNP Paribas (buiten de entiteiten van de functie waarop u rechtstreeks solliciteert).

Bij het aanmaken van uw kandidatenaccount moet u een van de volgende opties (*) selecteren op onze carrièrewebsite:

• Uw profiel wordt internationaal gedeeld met andere entiteiten van BNP Paribas: in dit geval kan elke BNP Paribas entiteit u andere vacatures voorstellen die overeenkomen met uw profiel op een wereldwijd niveau.
• Uw profiel wordt alleen gedeeld met entiteiten van BNP Paribas in het land waar u woont: elke entiteit van BNP Paribas kan u andere vacatures voorstellen die overeenkomen met uw profiel op nationaal niveau.
• Uw profiel wordt niet gedeeld: wij sturen u geen andere vacatures.

De gegevens waarop deze gegevensuitwisseling betrekking heeft, zijn de volgende:

• Identiteits- en contactgegevens, vaardigheden, ervaringen, functievoorkeuren.
• Uw profiel bevat ook de bestanden die u hebt geüpload bij het aanmaken van uw account of bij het starten van uw sollicitatie (bijv: CV, sollicitatiebrief).

(*) Let op: U kunt deze eerste selectie van opties in uw Kandidaatprofiel op elk moment wijzigen.

b. Informatie bekendmaken buiten de groep BNP Paribas

Om aan een aantal van de in deze kennisgeving beschreven doeleinden te voldoen, kunnen we uw persoonsgegevens van tijd tot tijd bekendmaken aan:

• dienstverleners en onderaannemers die namens ons diensten verlenen;
• partners en verenigingen waarmee we samenwerken of, wanneer u ervoor kiest om deel te nemen aan een van hun evenementen;
• lokale of buitenlandse financiële, fiscale, administratieve, strafrechtelijke of gerechtelijke autoriteiten, regelgevende instanties, arbiters of bemiddelaars, wetshandhavers, staatsagentschappen of overheidsinstanties, wanneer we verplicht zijn gegevens vrij te geven op grond van:
  • hun verzoek;
  • het verdedigen van of reageren op een zaak, actie of procedure;
  • naleving van regelgeving of richtlijnen van een autoriteit die op ons van toepassing is;
• bepaalde gereguleerde professionals zoals advocaten, notarissen, ratingbureaus of accountants onder specifieke omstandigheden (bijv. rechtszaken, audits enz.) of curatoren in geval van een particulier faillissement.

5. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

In geval van internationale doorgifte vanuit de Europese Economische Ruimte (EER) naar een niet-EER-land dat door de Europese Commissie is erkend als land dat een passend niveau van gegevensbescherming biedt, worden uw persoonsgegevens op deze basis doorgegeven.

Voor doorgiften naar niet-EER-landen waar het niveau van bescherming van persoonsgegevens niet als adequaat is erkend door de Europese Commissie, doen we ofwel een beroep op een derogatie die van toepassing is op de specifieke situatie of implementeren we een van de volgende waarborgen om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen:

• met name door Binding Corporate Rules (BCR) en eventuele aanvullende maatregelen;
• standaard contractuele clausules (SCC) en eventuele aanvullende maatregelen;

Om een kopie van deze waarborgen of aanvullende informatie over waar ze beschikbaar zijn te verkrijgen, kunt u een schriftelijk verzoek sturen zoals beschreven in paragraaf 9.

6. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens gedurende de periode die nodig is om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving of een andere periode om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld en totdat de toepasselijke verjaringstermijnen zijn verstreken.

Uw persoonsgegevens worden twee jaar na het laatste contact met u bewaard, en worden daarna nog drie jaar gearchiveerd (met betrekking tot wettelijke verplichtingen of de vestiging, uitoefening of verdediging van juridische claims) voordat ze worden verwijderd of anoniem gemaakt.

Voor sommige landen gelden echter specifieke regels met betrekking tot bewaarperioden.

Gebruik de link aan het einde van deze standaard privacyverklaring voor toegang tot de landspecifieke bewaartermijn. (10.LOKALE PRIVACYVERKLARINGEN EN CONTACTPERSONEN )

7. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze laten gelden?

Ingevolge de toepasselijke regelgeving hebt u de volgende rechten:

• recht op toegang: u kunt informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens en een kopie van deze persoonsgegevens verkrijgen;
• recht op rectificatie: wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens dienovereenkomstig te wijzigen;
• recht op wissing: u kunt vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist worden, voor zover de wet dit toestaat;
• recht op beperking: u kunt vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• recht op bezwaar: u kunt te allen tijde, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. In een dergelijk geval zullen we uw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij we dwingende legitieme gronden voor de verwerking aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen. U hebt ook het absolute recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden, waaronder profilering in verband met dergelijke direct marketing;
• recht op intrekken van uw toestemming: indien u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, hebt u ten allen tijde het recht om die toestemming in te trekken;
• recht op gegevensoverdraagbaarheid: indien wettelijk van toepassing, hebt u het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt aan u terug te laten sturen of, indien technisch haalbaar, over te dragen aan een derde partij.
• recht om gegevens na overlijden te organiseren wanneer dit wettelijk vereist is.

Als u een van deze rechten wenst uit te oefenen, kunt u uw verzoek per post of per e-mail sturen via de wervingsdienst waar u hebt gesolliciteerd en waarvoor een ontvangstbewijs is verzonden.

In overeenstemming met de toepasselijke regels hebt u, naast uw bovenstaande rechten, ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

8. Hoe blijft u op de hoogte van wijzigingen aan de gegevensbeschermingsverklaring?

In een wereld waarin regelgeving en technologie voortdurend veranderen, kan het nodig zijn dat we deze Kennisgeving regelmatig moeten bijwerken. We nodigen u uit om de meest recente versie van deze Kennisgeving online te bekijken.

9. Hoe neemt u contact met ons op?

Als u vragen hebt over ons gebruik van uw persoonsgegevens onder deze Kennisgeving, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming via de wervingsdienst waar u hebt gesolliciteerd en waarvoor u een ontvangstbewijs hebt ontvangen.

Als u meer wilt weten over cookies, lees dan ons Cookiebeleid.

10. Lokale privacyverklaringen en contactpersonen

Om toegang te krijgen tot de lokale privacy verklaringen /contacten van BNP Paribas-entiteiten op het Belgische grondgebied, gelieve op de desbetreffende link hieronder te gebruiken: