Notice de protection des données personnelles candidats

1. Quelles sont les données personnelles vous concernant que nous collections et utilisons ?

2. À qui s’adresse cette présente notice et auprès de qui nous collectons des données personnelles ?

3. Pourquoi et sur quelle base utlisons-nous vos données personnelles ?

4. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

5. Transferts internationaux de données personnelles 

6. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

7. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

8. Comment être informé des modifications ultérieures apportées à cette notice sur la protection des données ?

9. Comment nous contacter ?

10. Notices et contacts locaux sur la protection des donnees personnelles

Le Groupe BNP Paribas accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles. C’est la raison pour laquelle nous avons adopté des principes forts au sein de la politique de confidentialité du Groupe BNP Paribas disponible sur le site institutionnel BNP Paribas.

Cette Notice de protection des données personnelles vous fournit des informations transparentes et détaillées concernant la protection de vos données personnelles que BNP Paribas SA et/ou ses filiales, est amenée à traiter en tant que recruteur ("nous") dans le cadre de nos processus de candidature et de recrutement.

La présente Notice de Protection des Données Personnelles s'applique à l'ensemble des candidats ayant postulé directement ou indirectement à une offre d’emploi (stage, mission temporaire, contrat de travail à durée déterminée, contrat de travail à durée indéterminée, contrat d’auxiliaire de vacances, un contrat VIE) du Groupe BNP PARIBAS (« vous »).

En tant que responsable de traitement, nous sommes garants de la collecte et du traitement de vos données personnelles en relation avec nos activités, conformément à la règlementation applicable.

Cette Notice de protection des données vous permet de connaître quelles données personnelles nous recueillons à votre sujet, les raisons pour lesquelles nous utilisons et partageons ces données, la durée de leur conservation, vos droits et la manière dont vous pouvez les exercer.

Elle peut être le cas échéant complétée par d’autres déclarations au niveau local, afin de préciser certains traitements ou se conformer aux obligations légales du pays où vous vivez, et/ou postulez.

À la fin de la notice d’information BNP Paribas (ce document), vous pouvez trouver toutes les informations et les redirections vers les notices d’information des autres pays, le cas échéant, ainsi que les contacts locaux pour exercer ses droits (chapitre 10.).

1. Quelles sont les données personnelles vous concernant que nous collections et utilisons ?

Nous collectons les catégories de données personnelles suivantes (c'est-à-dire tout renseignement permettant de vous identifier) directement auprès de vous lorsque vous candidatez à une offre d’emploi du Groupe BNP Paribas ou auprès de tiers tels que cabinets de recrutement, sites d’emplois ou réseaux sociaux, dans la mesure où elles sont nécessaires aux fins décrites à la section 3.

Selon la nature de notre relation de travail envisagée, le poste visé et le stade du recrutement, nous sommes susceptibles de traiter divers types de données personnelles, notamment :

• Informations d'identification et relatives à votre vie personnelle (p. ex. nom complet, identité, carte d'identité et renseignements sur le passeport), nationalité, lieu et date de naissance, genre, situation familiale (p. ex. état civil, personnes à charge et date de naissance), photographie, vidéo) ;
• Coordonnées privées et professionnelles (p. ex. les adresses postales et électroniques, le numéro de téléphone, les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence) ;
• Numéro de registre national
• Informations relatives à votre formation et parcours professionnel (p. ex. niveau d’études, CV, qualifications professionnelles, lettre de motivation, entretien) ;
• Informations que vous nous fournissez à l’appui de votre candidature : (p. ex. données déclaratives, réponses à questionnaires, enquête de satisfaction, entretiens, chats, etc.) ;
• Informations issues de vos réponses aux différents outils utilisés dans le cadre du processus de recrutement (p. ex. : des tests ou inventaires de personnalité, etc.)
• Informations sur l'emploi et données relatives à vos expériences professionnelles antérieures ;
• Information d’ordre économique et financier : (p. ex. vos prétentions salariales renseignements nécessaires à l'administration de la paie et selon les situations les détails des comptes bancaires, des impôts, de la retraite, des pensions et des prestations) ;
• Renseignements relatifs à votre permis de travail (p. ex. statut de résident et d’immigration);
• Enregistrement de données images et sons (p. ex. la surveillance vidéo à l'aide de CCTV (Closed Circuit TeleVision), vidéos et photos professionnelles, appels téléphoniques, conversations et communications électroniques) ;
• Données sur les réseaux sociaux lorsqu'il est public et autorisé par les conditions générales des réseaux sociaux.

Nous pouvons collecter et utiliser les données sensibles suivantes uniquement lorsque la loi l'exige ou lorsque vous avez donné votre consentement :

• Données biométriques et informations génétiques (p. ex. l'empreinte digitale, vocale et du visage qui peuvent être utilisées à des fins d'identification et de sécurité) ;
• Données de santé en lien avec les besoins d’adaptation au poste de travail ;
• Renseignements sur les condamnations criminelles et sur les infractions (p. ex. aux fins d’enquêtes ou de vérification des antécédents).

Nous ne collectons ni nous ne traitons les données personnelles liées à vos origines ethniques, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, ou des données concernant votre orientation sexuelle à moins que ce ne soit exigée par une obligation légale ou qu'elles aient été rendues publiques par vous et soient nécessaires au regard des finalités poursuivies.

2. À qui s’adresse cette présente notice et auprès de qui nous collectons des données personnelles ?

La présente notice s’adresse à l'ensemble candidats tels que définis en introduction ainsi qu’à vos référents (ancien employeur, professeur, etc) pour lesquels vous nous avez fourni les coordonnées.

Nous pouvons aussi parfois recueillir des données personnelles vous concernant et renseignements supplémentaires auprès d’autres tiers, par exemple :

• Autres entités du Groupe BNP Paribas ;
• Cabinets de recrutements ;
• Ecoles, administrations ;
• Fournisseurs de services de vérification d’antécédents ;
• Anciens employeurs ;
• Médias sociaux et autres sources publiques.

Lorsque vous nous fournissez des données personnelles sur ces tiers comme par exemple, ceux cités ci-dessus, n'oubliez pas de les informer que nous traitons leurs données personnelles et les diriger vers la notice d’information de protection des données.

3. Pourquoi et sur quelle base utilisons-nous vos données personnelles ?

a. Respecter nos obligations légales et réglementaires

En tant qu'institution financière et recruteur, nous utilisons vos données personnelles pour respecter diverses obligations réglementaires :

• Vérifier les éléments nécessaires au contrôle de l'identité et effectuer des contrôles d’identité ;
• Effectuer des vérifications des antécédents des candidats ;
• Mettre en place un système de traitement des alertes professionnelles ;
• Respecter la réglementation relative aux sanctions et aux embargos ;
• Prévenir les abus de marché pour surveiller et enregistrer les transactions, les appels et conversations téléphoniques (y compris voix sur IP et vidéoconférences), les communications électroniques (telles que courriels, conversations instantanées (chat), SMS…) afin d'identifier celles qui s'écartent des activités ou des habitudes normales telles que les transactions personnelles ;
• Assurer la transparence des opérations financières sur les marchés en surveillant et en enregistrant les transactions, les appels et conversations téléphoniques (y compris voix sur IP et vidéoconférences), les communications électroniques (telles que courriels, conversations instantanées (chat), SMS…) quand cela est nécessaire ;
• Echanger et communiquer des informations ou répondre à des demandes officielles émanant d'autorités financières, fiscales, administratives, pénales ou judiciaires locales ou étrangères dûment autorisées, d'arbitres ou de médiateurs, de responsables de l'application des lois, d'organismes d'État ou d'organismes publics ;
• Maintenir la sécurité des réseaux et de l'information, y compris la protection du Groupe BNP Paribas contre les atteintes malveillantes et involontaires à la sécurité des données.

b. Pour exécuter les mesures précontractuelles en vue de la possible conclusion d’un contrat avec vous

Nous utilisons vos données personnelles pour mener le processus de recrutement en vue éventuellement de conclure et exécuter votre contrat de travail, y compris :

• La sélection et l’analyse des candidatures et des aptitudes professionnelles (présélection des candidatures, …) ;
• L’évaluation et la vérification de vos capacités, vos compétences, vos aptitudes professionnelles et de votre intérêt à occuper le poste escompté (réalisation d‘entretiens présentiels ou à distance ; réalisation de tests et d’évaluation) ;
• La communication avec vous concernant le processus de recrutement en cours et votre candidature ;
• L’utilisation des données collectées lors de la phase de recrutement à des fins de gestion des ressources humaines pour les candidats retenus.

c. Pour satisfaire à notre intérêt légitime

Nous recueillons et utilisons également vos données personnelles lorsque nous avons un interêt légitime :

• Vous proposer des opportunités d’emploi en lien avec votre parcours et vos compétences ;
• Vous informer d’actions ou manifestations susceptibles de vous intéresser (tels que des forums ou salons, conférences ou des réunions thématiques) ;
• Constitution CV thèques et viviers de candidat en vue de recherche et d’identification de profils de candidats ;
• Gérer l'aide au recrutement et à la mobilité par l'exécution de tests de personnalité, correspondances de personnalité, la comparaison de votre résultat avec le résultat standard ;
• La gestion de notre plateforme permettant le dépôt des candidatures ;
• Vérification des références professionnelles ;
• effectuer des vérifications de vos antécédents au-delà de ce qui est exigé par la loi applicable ;
• Mettre en place un dispositif de gestion et de traitement des alertes éthiques
• Gérer les enquêtes d’opinion et les sondages ;
• Accéder à l'information de votre profil de réseau social (lorsqu'il est public et que cela est autorisé par les Conditions générales dudit réseau social) ;
• Établir des statistiques, des tests et des modèles agrégés (p. ex. mise en oeuvre de chatbots), afin d'améliorer nos processus ;
• Mener des études d'analyse des données pour examiner, mieux comprendre, améliorer et surveiller nos procédures de recrutement ;
• Assurer la sécurité physique de nos bâtiments en particulier la protection vidéo et gérer l'accès aux bâtiments ;
• Prévenir, détecter et gérer les fraudes, les actes de corruption et le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme au-delà de ce qui est exigé par la loi applicable ;
• Se conformer à la réglementation relative aux sanctions et aux embargos au-delà de ce qui est exigé par la loi applicable ;
• Contrôler le respect de nos politiques et procédures internes, notamment de notre code de conduite. Cela peut inclure la surveillance et l’enregistrement des appels téléphoniques et communications vocales (y compris voix sur IP et vidéoconférences), des courriers électroniques et des messageries instantanées (chat) lorsque vous interagissez avec nos employés soumis à des obligations légales et réglementaires spécifiques ;
• Assurer notre défense en cas de réclamations en justice et des litiges.

En tout état de cause, nos intérêts légitimes restent proportionnés, et nous vérifions selon un critère d'équilibre, que vos intérêts et vos droits fondamentaux sont préservés. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur ce test d'équilibrage, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la section 9 "Comment nous contacter" ci-dessous.

d. Pour respecter votre choix, lorsque nous vous demandons votre consentement pour un traitement spécifique

Pour certains traitements de données personnelles, nous vous communiquerons des informations complémentaires et vous inviterons à consentir à ce traitement (notez que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment) :

• lorsque les finalités décrites ci-dessus donnent lieu à une prise de décision automatisée produisant des effets juridiques, vous concernant ou vous affectant de manière significative. Dans ce cas nous vous informerons séparément de la raison sous-jacente ainsi que de l’importance et des conséquences prévues de ce traitement ;
• si nous avons besoin d'effectuer un traitement supplémentaire à des fins autres que celles mentionnées ci-dessus, nous vous informerons et, si nécessaire, nous vous demanderons votre consentement.

4. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

a. Échange d’informations au sein du Groupe BNP Paribas

Pour atteindre les objectifs énoncés ci-dessus, nous pouvons partager vos données personnelles avec les catégories de destinataires suivants au sein du Groupe BNP Paribas :

• • Équipes opérationnelles de recrutement comprenant des RH et des managers recruteurs ;
  • Équipes supports des outils de recrutement, y compris les équipes d'administration de ces systèmes.

Lorsqu’il existe une plateforme mutualisée au sein d’un même territoire, les données de recrutement seront partagées avec les différentes entités dans le cas où le candidat postule à plusieurs offres dans les limites de la validité de ces données (délai raisonnable entre les différentes candidatures).

Si applicable, afin de bénéficier d’autres opportunités d’emploi, votre consentement sera demandé pour un partage de données avec d’autres entités du Groupe (en plus de l’entité du poste pour lequel vous avez postulé) selon les modalités décrites ci-dessous.

À la création de votre compte, vous devrez choisir une des 3 options suivantes permettant de définir dans quelle mesure vous souhaitez que vos données personnelles contenues dans votre profil Candidat soient partagées avec d'autres entités du Groupe BNP Paribas :

• Votre profil est partagé au niveau international avec d'autres Entités de BNP Paribas : dans ce cas, toute entité de BNP Paribas pourrait vous proposer d'autres opportunités d'emploi qui pourraient correspondre à votre profil au niveau mondial.
• Votre profil est partagé uniquement avec les entités de BNP Paribas situées dans votre pays de résidence : toute entité de BNP Paribas pourrait vous proposer d'autres opportunités d'emploi qui pourraient correspondre à votre profil au niveau national.
• Votre profil n'est pas partagé : nous ne vous enverrons aucune autre possibilité d'emploi.

Les données de votre profil de candidat concernées par ce partage sont les suivantes :

• • Information et contact sur l'identité, compétences, expériences, préférences professionnelles.
  • Votre profil comprend également les fichiers téléchargés lors de la création de votre compte ou lors du lancement de la demande d'emploi (ex : CV, lettre de motivation).

(*) Veuillez noter que vous pouvez modifier à tout moment cette sélection d'option initiale dans votre profil de candidat.

b. Communication d’informations en dehors du Group BNP Paribas

Afin de remplir certains des objectifs décrits dans la présente Notice, nous pourrons être amenés à communiquer vos données personnelles à des tiers, notamment :

• Les prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations pour notre compte ;
• Les partenaires et les associations avec lesquels nous sommes partenaires ou, lorsque vous choisissez de participer à l’un de leurs événements ;
• Les Autorités financières, fiscales, administratives, pénales ou judiciaires locales ou étrangères, régulateurs, arbitres ou médiateurs, autorités de régulation, organismes d'État ou organismes publics, lorsque nous sommes tenus de divulguer des données pour :
  • faire droit à la leur demande ;
  • assurer la défense d’une affaire, une action ou une procédure ou y répondre ;
  • se conformer à la réglementation ou aux directives d'une autorité qui s'adresse à nous .
• Certains professionnels réglementés comme les avocats, les notaires, les agences de notation ou les auditeurs dans des circonstances particulières (p. ex. contentieux, audit, etc.), ainsi que les administrateurs judiciaires dans le cas d’une faillite personnelle.

5. Transferts internationaux de données personnelles

En cas de transferts internationaux depuis l’Espace économique européen (EEE) vers un pays n’appartenant pas à l’EEE, le transfert de vos données personnelles peut avoir lieu sur la base d’une décision rendue par la Commission européenne, lorsque celle-ci a reconnu que le pays dans lequel vos données seront transférées assure un niveau de protection adéquat.

Quant aux transferts vers des pays où le niveau de protection des données personnelles n’a pas été reconnu comme adéquat par la Commission européenne, nous nous appuyons soit sur une dérogation applicable à la situation soit sur la mise en place d’une des garanties appropriées pour assurer la protection de vos données personnelles :

- notamment par les règles d’entreprise contraignantes et toute mesure supplémentaire appropriée ;

- les clauses contractuelles types et toute mesure supplémentaire appropriée ;

Pour obtenir une copie de ces mesures de sécurité ou savoir comment y accéder, vous pouvez envoyer une demande écrite de la manière indiquée à la section 9.

6. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conserverons vos données personnelles pour la durée nécessaire au respect des dispositions légales et règlementaires applicables ou aux finalités pour lesquelles elles ont été recueillies et jusqu’à l’épuisement des délais de prescription en vigueur

Vos données personnelles seront conservées deux ans après le dernier contact avec vous, puis archivées pendant trois années supplémentaires (en ce qui concerne l'obligation légale ou l'établissement, l'exercice ou la défense des revendications légales) avant suppression ou anonymisation.

Néanmoins, certains pays sont soumis à des particularités concernant les périodes de conservation.

Pour accéder à la spécificité du pays concernant la période de conservation, veuillez utiliser le lien affiché à la fin de cette notice (chapitre 10).

7. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Conformément à la règlementation en vigueur, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles et une copie de ces données personnelles ;
• Droit de rectification : si vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander que ces données personnelles soient modifiées en conséquence ;
• Droit à l’effacement : vous pouvez exiger l’effacement de vos données personnelles, dans la limite de ce qui est permis par la réglementation ;
• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles ;
• Droit d'opposition : Vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons liées à votre situation particulière, au traitement de vos données personnelles. Dans ce cas, nous ne traiterons plus vos données personnelles à moins de démontrer des motifs légitimes impérieux pour le traitement, qui l'emportent sur vos intérêts, droits et libertés, ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de revendications légales ;
• Droit de retirer votre consentement : si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment ;
• Droit à la portabilité des données : quand ce droit est applicable, vous avez le droit que les données personnelles fournies vous soient rendues ou, lorsque cela est possible, techniquement, de les transférer à un tiers ;
• Droit d’organiser ses données après la mort quand cela est exigé par la loi.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, vous pouvez adresser votre demande par courrier ou par mail via le service recrutement auprès duquel vous avez déposé votre candidature, et pour laquelle un mail d’accusé de réception vous a été envoyé.

Conformément à la réglementation applicable, en plus de vos droits ci-dessus, vous êtes également en droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

8. Comment être informé des modifications ultérieures apportées à cette notice sur la protection des données ?

Dans un monde en constante évolution sur les plans règlementaire et technologique, nous actualiserons régulièrement cette Notice. Nous vous invitons à consulter la dernière version de ce document en ligne.

9. Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données personnelles en vertu de la présente Notice, vous pouvez contacter votre délégué à la protection des données via le service recrutement auprès duquel vous avez déposé votre candidature, et pour laquelle un mail d’accusé de réception vous a été envoyé. Si vous souhaitez en savoir plus sur les cookies, veuillez lire notre politique d’utilisation des cookies

10. Notices et contacts locaux sur la protection des données personnelles

Pour accéder aux contacts et / ou aux notices de protection des données des entités de BNP Paribas sur la territoire Belge, veuillez utiliser le lien correspondant :